ProofLoc · Pour les communes
L'état des lieux qui sécurise la caution de votre salle communale.
Un service en ligne, hébergé en France, sans rien à installer.
Votre agent constate sur le terrain, votre secrétariat garde la preuve — la restitution de la caution ne se discute plus, elle se démontre.
Rien à installer · Hébergé en France · Fonctionne hors-ligne
Le problème
Le jour où le locataire conteste, le papier ne prouve rien.
Une salle rendue avec une plaque rayée, un mur marqué, du matériel manquant… mais l'état des lieux d'entrée était manuscrit, sans photo, sans date certaine. Impossible de dire ce qui était déjà là.
Résultat : la caution devient un bras de fer, et bien souvent la commune renonce faute de preuve. ProofLoc transforme ce constat papier en un dossier daté, illustré et signé.
Les avantages
Une preuve, pas une parole.
Tout ce qu'il faut pour justifier une retenue — ou rendre la caution en confiance.
Rien à installer, aucune dépendance
Le service est hébergé pour vous. La mairie reçoit simplement des identifiants — pas besoin de passer par l'agence qui gère votre site, ni de logiciel à maintenir.
Hébergé en France, données souveraines
Vos états des lieux restent en France, exportables à tout moment. Aucune dépendance à un service étranger — un point rassurant pour une collectivité.
Photos horodatées et signatures
Chaque anomalie est photographiée et datée côté serveur. Les deux parties signent sur l'écran : le dossier fait foi, à l'entrée comme à la sortie.
Comparaison entrée → sortie
À la sortie, l'outil repère seul ce qui a changé : les dégâts imputables au locataire ressortent surlignés, et ce qui était déjà abîmé à l'entrée ne lui est pas compté.
Fonctionne sans réseau
Pas de connexion dans la salle ? L'agent saisit quand même. Tout se synchronise automatiquement dès que le réseau revient — rien n'est perdu.
Un compte-rendu prêt à classer
Un PDF net pour le dossier du locataire, un export tableur pour votre suivi interne. De quoi archiver et retrouver n'importe quel état des lieux.
Comment ça marche
Deux écrans, chacun à sa place.
1
Le secrétariat prépare
Il règle sa salle une fois pour toutes : tarifs, cautions, liste des équipements par zone. Il peut ajouter ou retirer des zones à sa guise.
Depuis un ordinateur
2
L'agent constate
Sur son téléphone, il coche l'état de chaque équipement, prend les photos, fait signer. À l'entrée, puis à la sortie sur le même dossier.
Sur mobile, même hors-ligne
3
La caution se justifie
Le secrétariat retrouve chaque état des lieux, compare, imprime le compte-rendu. La retenue — ou la restitution — s'appuie sur un dossier incontestable.
Preuve à l'appui
ProofLoc en images
Deux écrans, pour deux usages.
Le bureau pour piloter et archiver. Le terrain pour constater, photo à l'appui.
Côté secrétariat
Le compte-rendu compare l'entrée et la sortie et surligne en rouge les écarts imputables au locataire, en écartant les défauts déjà présents à l'entrée.
Côté agent
Sur le téléphone, même sans réseau : chaque équipement en un geste, photos horodatées et signatures. Tout se synchronise dès le retour du réseau.
On saisit la location · On contrôle chaque zone · Les deux parties signent
La prise en main
Personnes à envoyer en formation.
C'est la première question qu'on nous pose : « qui va former la secrétaire ? » Réponse : nous, en une matinée — sur place si vous êtes à moins de 35 km de Crotelles (37), en visioconférence au-delà. Dans les deux cas, c'est compris dans l'abonnement. L'outil suit l'ordre de la visite : il ne s'apprend pas, il se suit.
45 min · Au secrétariat
Pour la personne qui tient les locations et les cautions.
- Enregistrer une location : le loueur, les dates, la caution.
- Adapter la grille de la salle : ajouter un équipement, renommer une zone.
- Ouvrir un état des lieux, lire les écarts signalés, imprimer le compte-rendu.
- Retrouver un dossier ancien, exporter le suivi.
- En cas de litige : sortir le document qui fait foi et son empreinte.
30 min · Sur le terrain
Pour l'agent — ou les agents, ils sont tous inclus.
- Installer l'application sur le téléphone (une icône, rien à télécharger).
- Faire un état des lieux d'entrée en conditions réelles, dans la salle.
- Photographier un défaut, faire signer le locataire du doigt.
- Faire la sortie : elle reprend l'entrée, les écarts ressortent seuls.
- Travailler sans réseau : tout part quand le téléphone retrouve du signal.
Compris dans l'abonnement, sans supplément
- Séance à l'installation — sur place à moins de 35 km, sinon en visio
- Un mémo d'une page par rôle
- Nouvel agent formé en visio, quand vous voulez
- Assistance par e-mail
Un agent qui arrive en cours d'année n'a pas besoin de nous : son collègue lui montre en dix minutes. Si vous préférez, nous le prenons en visio — c'est inclus.
Ce que ça vous rapporte
Combien vous coûte le papier, aujourd'hui ?
Estimation pour une commune qui loue sa salle une trentaine de fois par an, au coût horaire chargé d'environ 25 €. Le temps « sur le terrain » est équivalent : le vrai gain est au secrétariat et sur les litiges.
Aujourd'hui, sur papier
- Classer, ressortir à la sortie, comparer à la main, archiver — ~10 h
- Litiges de caution (chercher, échanger, justifier) — ~5 h
- Retrouver un ancien dossier — ~3 h
- Total, que du temps — ≈ 450 €/an
Avec ProofLoc
- Comparaison automatique, compte-rendu en un clic — ~2,5 h
- Litige réglé, la preuve est déjà là — ~0,75 h
- Dossier retrouvé en un instant — ~0,5 h
- Temps de secrétariat — ~95 €
- Abonnement ProofLoc — 150 €
- Total tout compris — ≈ 245 €/an
~245 €/an tout compris avec ProofLoc (abonnement + temps restant), contre ~450 € de temps aujourd'hui : vous économisez ~205 € et ~14 heures chaque année.
Et il suffit d'une seule caution de 1 500 € sauvée grâce à la preuve pour couvrir dix ans d'abonnement.
Chiffres indicatifs, à ajuster selon le nombre réel de locations de votre salle.
La valeur probante
Un dossier fait pour résister à la contestation.
Une photo et une signature ne suffisent pas toujours : encore faut-il prouver qu'elles n'ont pas été refaites après coup. ProofLoc scelle chaque état des lieux et en conserve toute l'histoire — pour qu'en cas de litige, la retenue se démontre au lieu de se discuter.
Horodatage côté serveur
Dès qu'un état des lieux est transmis, notre serveur lui inscrit une heure de réception que personne ne peut modifier ensuite — ni l'agent, ni la mairie. La date d'enregistrement du document est ainsi établie indépendamment de l'appareil de terrain.
Chaque état est scellé
À la clôture, le document reçoit une empreinte numérique unique (norme SHA-256). Modifier ne serait-ce qu'une virgule change l'empreinte : l'altération se voit aussitôt.
Les versions s'enchaînent
Chaque version est reliée à la précédente par son empreinte. Insérer une version au milieu de la chaîne, ou en réécrire une antérieure, casse ce lien — et la rupture se détecte.
Rectifier sans jamais écraser
Une erreur de saisie ? Corriger un état déjà signé crée une nouvelle version datée, avec un motif obligatoire. L'ancienne reste intacte et consultable : rien n'est effacé en douce.
Rien ne se perd : l'historique complet
Toutes les versions restent accessibles. Un tiers — un avocat, un expert — peut retrouver l'état d'origine et constater qu'une rectification a eu lieu, quand, et pourquoi.
Un dossier de preuve, en un clic
Le secrétariat génère un dossier réunissant chaque version scellée, son empreinte et une restitution lisible. Remis tel quel, il se vérifie de bout en bout, sans nous.
En cas de litige sur la caution, vous ne présentez pas votre parole : vous remettez un dossier daté, scellé et complet, dont chaque pièce se vérifie. La retenue se démontre, pièce par pièce.
SHA-256 est l'empreinte cryptographique standard qui protège aussi les connexions bancaires. Modifier un document déjà remis, ou insérer une version au milieu de la chaîne, se détecte : cet historique renforce le dossier — son appréciation reste, comme toujours, celle du juge.
Pensé pour les petites communes
Un outil à la mesure d'une mairie, pas d'un grand groupe immobilier.
Simple, souverain, sans engagement lourd. Un seul abonnement annuel par commune, et le même outil s'applique à vos salles comme à vos autres équipements municipaux.
à partir de 150 € par an et par commune
Une salle : 150 €/an. Chaque salle supplémentaire : +80 €/an, jusqu'à quatre salles (390 €). Au-delà de quatre salles, sur devis.
- Accès secrétariat inclus
- Agents inclus, en nombre illimité
- États des lieux illimités
Un seul forfait pour la commune : votre secrétaire et vos agents sont compris dans le prix. Aucun coût par utilisateur, ni par état des lieux réalisé.
ProofLoc
La caution se démontre, elle ne se discute plus.
Une salle pilote équipée à Crotelles (37). Démonstration gratuite et sans engagement.
Ou écrivez directement à studio.ferreiro@gmail.com — ProofLoc, état des lieux numérique des salles communales · Un service Ferreiro Studio · hébergé en France.